ミニマリストを目指す人のブログ

日々遭遇するあらゆる「モノ」「コト」に対して「必要か?必要か?必要か?」と呪文のように唱える毎日を送っています。

増え続ける名刺をどう整理するか考えてみた。

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皆さんは、もらった名刺をどう管理・整理していますか?

私は、名刺がうまく整理できません。うっかり放置しておくと、なんかカードゲームでもできそうなくらい増えてしまいます。

引き出し開けたら名刺がわーってなっています。名刺の渡し方はどっかで習った記憶があるけど、管理方法について教えてもらった記憶がありません。

どうしよう、この名刺。ちゃんと整理したい。と思ってちょっと記憶を辿りながら、ネットで調べたり、書籍を読んだりと名刺管理方法を探してみました。

ファイリング

名刺の整理といえば、名刺専用のファイルやケースが昔からよくあるパターン。
私も派遣で勤めていた頃、前任の方に「名刺はこのファイルに入れといてね」と引き継ぎがありました。なので、いただいた名刺はひたすらそこに入れてました。でもこのファイルの中の名刺って、増え続ける一方です。名刺をいただく時に、担当者が変わったのでって言ってくれる場合は、前の担当者の方の名刺と差し替えができるんですけど、知らない間に担当者が変わってると同じ会社の違う名前の名刺が数枚でてきたりして…

私は会社をやめる時、後任の方に「名刺はこのファイルに入れといてね」って引き継ぎをして去りましたが、あのファイルの名刺は永遠に増え続けるのかな?って思いました。

ということは、自分が個人でもらう名刺をファイリングという形で管理してしまうと、捨て時がわからない という大変恐ろしい事態になるのか。ひゃーーーっ!ものが増えちゃう!

個人でもらう名刺はそうそう差し替えは発生しないし、捨て時がはっきりしてないからなー、物増えるの嫌だしこの方法はやめておこう。

ファイリングは、差し替えや捨て時のルールがはっきりしている人向き。

Excelでデータ化

もう10年以上前ですが、アルバイト先でのこと。部署内のみなさん(8人くらい)が、時々外出先で名刺をもらってきてました。これまた前任の方に「月に一回、このExcelファイルに入力して、1年経ったら捨てて」と引き継ぎがありました。これならデータ化して処分の流れがあっていいなと思って、個人でもらって名刺もExcelにデータ化してみました。

面倒くさい。

月に一回だと忘れるし、もらった日に入れようと思うと夜遅いからそんな気力ないし、Excel家計簿も続けられない自分には向いていない方法でした。

Excelデータ化は、入力&処分のルーチンワークが面倒でない人向き。

クラウドサービス・アプリを使う

おそらくビジネスシーンでは、今一番これが使われてるんじゃなかろうか。スキャンして取っておく方法。Sansan、Eight(エイト)、LINEの名刺管理アプリMyBridgeとか。

わざわざExcelを開かなくていいし、スキャナで取り込んだり、スマホアプリの場合は、その場で写真を撮るようにパシャっとすれば済むから、ファイル出したり入力したりするよりずっと楽。

Sansanは、名刺をまとめて郵送してデータ化してもらったり、専用のスキャナを月額幾らかで借りたりとこれは法人向け。

Eight(エイト)はSansanと同じ会社が運営していて、無料版と有料版がある。スマホを使って手元でさくっとデータ管理できるからビジネスでも個人でも使えるらしい。スマホにアプリを入れてすぐスキャンできるし、なんと転職や昇進の情報や、LINEやFacebookメッセンジャーみたいにメッセージのやり取りができる機能もあるそうな。

あれ?私の場合、わざわざこういうサービス使わなくても、LINEかFacebookで事足りそう。だって、名刺もらう人ほとんどFacebookやってるし…

クラウドサービスは、名刺が大量にある企業向け。
アプリは、LINEやFacebookをプライベートなつながりで使っていて、ビジネスでのつながりには使いたくないっていう人向け。

もらったらその日のうちに捨てる

この方法は、中谷彰宏さんが著書「なぜあの人は整理がうまいのか」の中で紹介されていた方法です。会ったその日、つまり名刺をいただいたその日のうちにお礼のメールを送るのだそうです。メールを送ったら名刺は処分。 

なぜあの人は整理がうまいのか

なぜあの人は整理がうまいのか

 

こんな方法があったなんて!
そもそも名刺って、名刺そのものが大事なんじゃなくて、その人とのつながりが大事なんですよね。確かに名刺一枚にはいくらかお金がかかってますけど、名刺を渡した相手の人は、丁寧にお礼のメールを送ってくれたことを喜んでくれたり、お仕事の依頼が来たりする方がなん倍も嬉しいはず。メールで繋がっていれば連絡とれますからね。もしメールに返信がなかったり、ある日メールを送ったらそのアドレスが無効になっていた場合は、その人とはご縁がなかったと思えば済むこと。

ただしこの方法は、もらったその日のメールが大事だそうです。
そうですよねー昔もらった名刺の相手に今更メール送っても、相手は「は?誰この人」ってなりますわね(^_^;) よっぽど何か依頼したいものがあれば、連絡してもいいかもしれないけど。

今度からはもらったその日にお礼メールをして、処分しよう!

もらったその日に捨てるのは、もらったその日にお礼のメールができる人向け。

今ある名刺はどうするか?

LINEやFacebook、メールですでにつながりがあって、連絡が取れる人は処分。そうでない人のものは、私はこのOffice Lens(オフィスレンズ)というアプリを使います。

Office Lens(iPhone版)

Microsoft Office Lens|PDF Scan

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  • Microsoft Corporation
  • 仕事効率化
  • 無料

 Office Lens(Android版)

play.google.com

このOffice LensというアプリをiPhoneにいれて起動すると、名刺のほかにホワイトボード、紙ベースのものも写真のように残しておくことができます。普通のカメラと違うのは、周りのものが写り込まないこと。例えば机の上に名刺を置いて撮影すると、机はトリミングされて、名刺部分のみを残してくれます。スキャナと同じ感覚。データは写真フォルダに保存しておくことができます。一度写真フォルダにいれちゃえば、EvernoteやGoogleDriveにもいれられるし、Microsoftのサービスだから、まあ安心して使えるかなと。これで77枚の名刺が処分できました!

名刺は、いずれにしてもいつか処分しなきゃいけない日がきます。違いは、自分がやるか自分以外の誰かがやるかぐらい。自分がまとめて整理処分したり、誰かに片付けさせたりが嫌なら、いまのうちに捨てるを基準に管理するのが、私はオススメです。